Quand les comptes virtuels entrent dans le jeu de l'optimisation des processus
Recueil des synthèses des vingt sessions des Journées de l'AFTE 2024
« C’est un sujet que beaucoup de trésoreries regardent actuellement. » Apparus il y a quelques années déjà, les comptes virtuels, ou virtual accounts, font l’objet d’un regain d’intérêt, comme le constate Mickael Djafarpour, de Voltalia. Leur principe est simple. Comme l’expose Elise Hoyet, de la Société générale, il s’agit de références qui prennent la forme de comptes bancaires numériques. Ces références sont rattachées à un compte bancaire physique, dit compte pivot. « Disposant de son propre Iban – selon les banques, on parle de VAN ou de Viban –, chaque compte virtuel présente la même structure qu’un compte classique », rappelle-t-elle.
Une meilleure réconciliation
Trois grands usages conduisent les entreprises à se tourner vers cette solution. Le premier d’entre eux s’inscrit dans une démarche consistant à faciliter les tâches de réconciliation comptable. Un VAN ou Viban est généralement attribué à une filiale, à un client ou à fournisseur précis.
Dans la mesure où les relevés du compte pivot intègrent des lignes de libellé précisant le compte virtuel bénéficiaire d’un virement ou à partir duquel est opéré un prélèvement, les équipes de la direction financière peuvent identifier automatiquement l’entité ou l’interlocuteur concerné. C’est d’ailleurs dans cette logique qu’ICF Habitat a adopté ce dispositif dès 2019, dans le sillage de l’agence immobilière Foncia. Possédant environ 100 000 logements, le bailleur social comptait des locataires qui refusaient d’être prélevés pour s’acquitter de leur loyer. Face aux écueils afférents aux autres solutions de paiement, comme le chèque (délais d’encaissement, coûts de traitement, etc.), il a décidé d’accepter les virements et, dans ce cadre, a choisi d’affecter un Viban à chacun des locataires.
Lutter contre la fraude
En essor constant depuis le premier semestre 2020, ce mode de règlement procure au bailleur social, en sus d’une meilleure réconciliation comptable, deux bénéfices principaux. « Les encaissements de loyer par virement nous coûtent moins chers que ceux réalisés par carte bancaire, indique Anaïs Martin, d’ICF Habitat. En outre, l’envoi de Viban nous évite de transmettre les coordonnées bancaires de notre compte pivot, réduisant ainsi le risque de fraude. »
Selon Elise Hoyet, le second usage courant relève de la volonté de rationaliser le nombre de comptes bancaires ouverts à l’échelle d’un groupe, en en remplaçant la plupart par des comptes virtuels. Avec, là aussi, un double enjeu d’économies sur les frais facturés par les établissements bancaires d’une part, et d’accroissement de la visibilité sur les mouvements et les positions de trésorerie en temps quasi réel d’autre part. Corollaire de cette quête d’optimisation, le recours aux virtual accounts peut enfin découler d’une stratégie de centralisation des liquidités du groupe, fait remarquer Elise Hoyet.
Un large champ des possibles
D’autres paramètres participent de l’attrait des comptes virtuels, parmi lesquels la possibilité de créer dans des délais rapides un nombre illimité de Viban – la table de correspondance d’ICF Habitat en comprend 130 000 environ – et celle d’utiliser la solution pour toutes les devises. « Sur le plan de la culture du changement, il s’agit d’un projet simple à mettre en oeuvre », abonde Anaïs Martin.
Aux côtés de PME présentes à l’étranger et d’ETI, plusieurs grands groupes ayant déployé des centrales de paiement « pour compte de » (pobo pour payment on behalf of ) et d’encaissement « pour compte de » (cobo pour collection on behalf of) s’intéressent tout particulièrement à cette innovation.
🎤 Ils ont pris la parole lors de cette session
Elise Hoyet, Société générale
Anaïs Martin, ICF Habitat
🗣️ Il a animé les échanges
Mickael Djafarpour, Voltalia
