Ce qu'il faut savoir sur les comptes virtuels

Cet article est tiré d’une réunion « Grand Rendez-vous » organisée par la délégation Nouvelle-Aquitaine de l’AFTE. Malick Faye (Deutsche Bank) et Jennifer Saada (Deutsche Bank) ont présenté le fonctionnement, les cas d’usage et les avantages liés aux comptes virtuels. Ils ont également répondu aux questions des adhérents.

Définition

Les comptes virtuels sont une solution d’organisation et de gestion des flux financiers au sein d’une entreprise ou d’un groupe. Commercialisés par les banques ou des établissements de paiement, ils servent soit à automatiser la réconciliation des virements entrants, à rationaliser le nombre de comptes physiques existants ou encore à améliorer la gestion analytique des flux bancaires. Il est également possible, dans des structures sophistiquées, de combiner ces cas d’usage.

Un compte virtuel n’est pas un compte bancaire classique : il s’agit d’une représentation virtuelle d’un compte bancaire, rattachée à un compte bancaire principal (aussi appelé compte maître). Les comptes virtuels reçoivent des virements mais ne portent aucun solde propre. Ils fonctionnent comme des canaux qui redirigent les virements vers le compte principal, lequel règle effectivement les transactions et porte le solde consolidé de tous les comptes virtuels qui lui sont liés.

Cas d’usage

Selon les besoins spécifiques de l’organisation, les comptes virtuels peuvent être utilisés de différentes façons. On distingue les cas d’usage suivants :

1. Réconciliation des virements

Ce cas s’adresse aux entreprises qui ont beaucoup de clients et du mal à réconcilier tous les flux entrants. Il consiste à créer un IBAN virtuel, lié à un compte virtuel, qui sera communiqué à un client, un fournisseur ou une contrepartie, en vue de recevoir des virements dessus. La structure d’un IBAN virtuel ressemblant à celle d’un IBAN classique, les opérations seront émises comme vers n'importe quel compte bancaire classique, sans que la contrepartie ne sache qu'il s'agit d'un compte virtuel. L’entreprise pourra de son côté aisément identifier l'origine de chaque virement reçu et le lettrer automatiquement dans son ERP, sans intervention manuelle.

« Le compte bancaire associé sera automatiquement identifié lors de la réception d’un paiement. Les crédits seront comptabilisés sur le compte bancaire principal et la balance sera disponible sur le compte virtuel », a expliqué Malick Faye, commercial cash management auprès des entreprises à Deutsche Bank. Des reportings (format MT940, MT942, camt.053…) peuvent être rendus disponibles mais sont généralement payants.

2. Rationalisation du nombre de comptes physiques

Le recours aux comptes virtuels peut également permettre de réduire le nombre de comptes bancaires physiques. L'entreprise peut n'en conserver qu'un seul — le compte principal — à partir duquel autant de comptes virtuels que souhaité peuvent être créés. Cette organisation réduit les frais de tenue de compte ainsi que la charge administrative liée à leur ouverture ou fermeture, leur gestion relevant d'un simple paramétrage bancaire.

Attention toutefois, les comptes virtuels ont un coût : des frais d'implémentation sont généralement facturés, auxquels s'ajoutent des frais récurrents, calculés selon les établissements par compte virtuel ouvert ou par transaction. Les économies réalisées ne constituent d'ailleurs pas la motivation principale des entreprises qui y recourent : on cherche avant tout à automatiser la réconciliation des encaissements, à simplifier sa structure de comptes ou à centraliser ses paiements. La réduction de la facture bancaire globale n'est souvent qu'un bénéfice secondaire.

3. Gestion analytique des flux

Les comptes virtuels peuvent également améliorer l'analyse des flux entrants et sortants. En attribuant un compte virtuel — voire un IBAN virtuel pour les encaissements — à une catégorie d'opérations spécifique, l'entreprise peut segmenter analytiquement ses flux sans multiplier ses comptes bancaires. Elle peut ainsi distinguer une ligne de business, un type de clientèle, une catégorie de dépenses ou encore des flux libellés dans une devise particulière, et disposer d'un reporting bancaire directement exploitable, sans retraitement manuel.

Réduction des risques de fraude

Les comptes virtuels peuvent également limiter, à la marge, certains risques de fraude. En ne communiquant que des IBAN virtuels à leurs contreparties, les entreprises réduisent l'exposition de leur compte maître et diminuent le risque de prélèvements non autorisés sur ce dernier. Cet avantage reste toutefois partiel : il dépend de la configuration retenue par la banque, et ne couvre pas l'ensemble des typologies de fraude auxquelles les trésoriers sont exposés.

Pour en savoir plus sur les façons de lutter contre la fraude financière, vous pouvez consulter la fiche fraude produite par la commission « Lutte contre la fraude financière » de l’AFTE. Elle contient des conseils pratiques immédiatement applicables en cas de fraude avérée, mais aussi des points à surveiller, des processus à mettre en place ou encore des actions de sensibilisation à entreprendre pour mieux se protéger.

Plus de détails ont été donnés au cours de la réunion, notamment sur la façon dont les comptes virtuels peuvent être utilisés dans le cas d’une centralisation de trésorerie comme un cash pooling ou dans une organisation en payment factory / collection factory. Pour ne rien manquer des sujets de trésorerie, connectez-vous aux prochaines réunions.